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DGp4 – Plan de continuité d’activité

Dernière mise à jour : 2 mars 2013

 

Sommaire :    

 

 

1 Pourquoi mettre en œuvre une démarche de continuité d’activité ?

Une catastrophe naturelle ou un autre évènement peuvent impacter le fonctionnement d’un service public.

Comment maintenir l’activité d’une collectivité ou d’un service public quand une partie du personnel est indisponible, habitant par exemple en zone inondée et ne pouvant se rendre sur son lieu de travail ? Comment faire quand l’outil de travail, bâtiments, serveurs informatiques, véhicules, etc. n’est pas accessible ou ne fonctionne plus ? De même pour les échanges avec l’extérieur : réseaux (électricité, eau, assainissement, communications, routes…) liens avec les fournisseurs et les prestataires, avec les banques, etc.

Il faut également prendre en compte le fait que cette désorganisation du fonctionnement du service public arrive à un moment où les besoins du territoire impacté par la crise sont très fortement exacerbés.

Anticiper la catastrophe et mettre en place un plan de continuité d’activité permet de mieux faire face à de telles situations en facilitant la gestion de crise et le retour à la normale.

Une incitation forte de la loi de modernisation de la sécurité civile

Les objectifs d’un Plan de Continuité d’Activité rejoignent ceux de la loi de modernisation de la sécurité civile qui « a pour objet la prévention des risques de toute nature, […] ainsi que la protection des personnes des biens et de l’environnement contre les accidents, les sinistres et les catastrophes par la préparation et la mise en œuvre de mesures appropriées relevant de l’Etat, des collectivités territoriales et des autres personnes publiques ou privées. » Dans son article 2 le texte de loi rappelle que « concourent également à l’accomplissement des missions de la sécurité civile […] les agents de l’Etat et des collectivités territoriales et des établissements et organismes publics ou privés appelés à exercer des missions se rapportant à la protection des populations ou au maintien de la continuité de la vie nationale ».

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2  Qu’est-ce que le plan de continuité d’activité ?

Le Plan de Continuité d’Activité est l’outil qui, définissant et mettant en place les moyens et les procédures nécessaires, guide la réorganisation permettant d’assurer le fonctionnement des missions essentielles du service public en cas de crise.

C’est un ensemble d’outils opérationnels, comprenant la stratégie choisie et élaborée, les processus permettant la mise en œuvre de cette stratégie et des fiches décrivant les actions à réaliser. Isolé de l’organisation décisionnelle et opérationnelle de la structure, il ne permettrait pas de réagir en cas de catastrophe. Son intégration dans les processus de décision et d’action existants permettra le moment venu à tout le monde de continuer à parler le même langage, de ne pas être surpris par des procédures en complet décalage avec la culture de l’organisation et de faire face à la crise.

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3 Quelques principes pour guider l’établissement du PCA

La continuité d’activité appartient à la gestion du risque. L’élaboration et la mise en œuvre du PCA doivent être en cohérence avec le système existant de gestion du risque de la collectivité. Il existe une norme internationale sur laquelle il est possible de s’appuyer, la norme ISO 31000 (1). Elle fournit des principes et des lignes directrices générales pour la mise en œuvre du management du risque.

Une volonté politique et un engagement fort sont nécessaires pour mener à bien l’élaboration d’un PCA qui demande de travailler de manière participative et transversale entre les différentes directions.

Elaborer un PCA demande du temps, des ressources et des compétences spécifiques. Il est important que la personne en charge de ce projet ait les moyens d’agir.

Le PCA est un outil interne qui demande une connaissance approfondie de la collectivité et de son fonctionnement. Un support extérieur qui donne une trame de réalisation du PCA et guide la réalisation d’étapes précises est intéressant, mais il est préférable de ne pas externaliser l’ensemble du travail.

Elaborer, puis maintenir un PCA nécessite une démarche d’adaptation et d’amélioration continue qui en font un document vivant.

Il existe souvent déjà de la matière en lien avec la continuité d’activité dans les collectivités (gestion des risques, plan de pandémie grippale…) qui sont autant d’éléments permettant d’avancer plus vite.

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4 Elaborer un PCA : les grandes étapes

Les grandes étapes de la démarche d’élaboration du PCA sont les suivantes :

4.1 – Phase préliminaire : établissement du pilotage et de l’animation

Préalable au lancement de la démarche d’élaboration du Plan de continuité d’activité : l’établissement du pilotage. Lors de cette phase, il s’agit de déterminer qui pilote et anime la démarche, qui va participer à l’élaboration du PCA, selon quel calendrier, quels seront les moyens nécessaires pour mener à bien cette mission ? Il faudra également définir les produits à réaliser et déterminer qui validera ces produits et les différentes étapes de la démarche.

4.2 – Détermination des scénarios

C’est la première étape technique du travail d’élaboration du PCA. Il s’agit pour la collectivité de connaître la nature du phénomène, de déterminer les paramètres caractérisant l’aléa auquel le territoire est soumis (exemple pour l’inondation : l’emprise de l’inondation, les hauteurs d’eau et leur répartition spatiale) ainsi que le délai d’alerte et la durée du phénomène. Cette étape permet de définir les scénarii sur lesquels la collectivité souhaite travailler.

4.3 – Choix des missions prioritaires

C’est la sélection des missions de la collectivité à assurer prioritairement pour faire face à l’impact d’un évènement sur le territoire. Pour ce faire, un diagnostic territorial est nécessaire, qui détermine les impacts potentiels des scénarios établis préalablement sur le territoire de la collectivité. Il faut ensuite déterminer, au vu de la dégradation de la situation du territoire, les missions de service public qu’il faut absolument maintenir.

4.4 – Analyse des besoins et des ressources disponibles pour réaliser les missions prioritaires

Cette analyse peut être réalisée à travers un diagnostic de la vulnérabilité de la collectivité en confrontant son fonctionnement aux scénarios du phénomène, toujours dans l’objectif de réaliser les missions prioritaires choisies à l’étape précédente.

4.5 – Détermination des orientations et objectifs pour l’élaboration du PCA

Les éléments obtenus lors des phases précédentes permettent de déterminer des orientations et les objectifs à se donner pour l’élaboration du PCA : quelles réponses la collectivité veut-elle apporter aux problèmes relevés lors de l’analyse de sa vulnérabilité aux phénomènes pouvant l’impacter ?

4.6 – Opérationnalisation du PCA

Sur la base des orientations déterminées, il faut opérationnaliser les recommandations du document d’orientation et élaborer les outils du PCA.

4.7 – Faire vivre le PCA

Une fois le PCA réalisé, il reste à le mettre en œuvre, le faire vivre et s’assurer que les équipes soient capables de le déployer rapidement. Il faudra également veiller à ce qu’il soit mis à jour aussi fréquemment que nécessaire.

Exemple du processus d’établissement d’un PCA dans le cadre d’un scénario d’inondation (Source : CEPRI)

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Pour en savoir plus :

CEPRI, Bâtir un plan de continuité d’activité d’un service public – Les collectivités face à l’inondation, 2011, 46 p. Téléchargeable ici en pdf et sur le site du CEPRI.


(1) Il existe aussi : la norme ISO 22301, norme internationale pour le Management de la Continuité d’Activité ainsi que la norme NFPA 1600 : Plans de gestion des catastrophes et des situations d’urgence et de continuité des activités.

 

 

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